Standar Operasional Prosedur

• PENDAHULUAN

Assalamualaikum wr. wb.

Pada kesempatan kali ini saya akan berbagi tentang Pengertian dan Fungsi dari Standar Operasional Prosedur (SOP)

• LATAR BELAKANG

Saat kita melakukan suatu pekerjaan kita harus betul-betul mengerti tentang standariasai/tata cata sebelum melakukan suatu pekerjaan yang akan kita lakukan

• MAKSUD DAN TUJUAN

Tujuannya adalah :

▪ Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat

kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi

atau unit kerja.

▪ Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-

tiap posisi dalam organisasi.

▪ Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung

jawab dari petugas/pegawai terkait.

▪ Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai

dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

▪ Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,

duplikasi, dan inefisiensi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi

kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses

penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan

harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur

merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas

pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi

pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan

prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit

kerja yang bersangkutan.

• MANFAAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

▪ sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai

dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan

tugasnya.

▪ Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang

mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam

melaksanakan tugas.

▪ Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan

tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan

organisasi secara keseluruhan.

▪ Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak

bergantung pada intervensi manajemen, sehingga

akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam

pelaksanaan proses sehari-hari.

▪ Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.

▪ Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan

memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki

kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang

telah dilakukan.

▪ Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan

pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai

situasi.

▪ Memberikan informasi mengenai kualifikasikompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam

melaksanakan tugasnya.

▪ Memberikan informasi dalam upaya peningkatan

kompetensi pegawai.

▪ Memberikan informasi mengenai beban tugas yang

dipikuloleh seorang pegawai dalam melaksanakan

tugasnya.

• FUNGSI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

▪ Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit

kerja.

▪ Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

▪ Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan

mudah dilacak

▪ Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama

disiplin dala bekerja.

▪ Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan

rutin.

Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur

sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber

daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan

visi dan misi perusahaan.

• Keuntungan adanya Standard Operating Prosedur (SOP)

▪ SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana,menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan

menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.

▪ Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam

bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap

pekerjaan.

▪ SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat

trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja

pegawai.AZAS-AZAS PENYUSUNAN STANDARD APERATING PROSEDURE

• Asas-asas penyusunan standard operating prosedue:

asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang

bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan

yang baku dalam melakukankan suatu tugas.

Asas pertanggung jawaban, hal ini harus dapat dipertanggung

jawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang

ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.

Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban

antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak

mempunyai tanggung jawab yang sama.

Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan

kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-

masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.

Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait dengan kegiatan

administrasi umum baik secara langsung maupun tidak

langsung.

Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin

terselesaikannya suatu suatu tugas pekerjaan sesuai dengan

waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin

kemudahan dan kelancaran secara prosedural.

Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua

pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas.

Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan

transparansi dalam pelaksanaan tugas

•  PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDURE

a)

Standard operating prosedure harus ditulis secara jelas,

sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan

diterapkan untuk satu kegiatan tertentu.

b)

Standard operating prosedure harus dapat menjadi pedoman

yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan

akurat, maupun rincian biaya pelayanandan tatacara pembayaran bila

diperlukan adanya biaya pelayanan.

c)

Standard operting prosedure harus dapat memberikan kejelasan

kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama

waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-

masing pegawai/pejabat.d)

Standard operating prosedure harus udah dirumuskan dan selalu

bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan

yang berlaku.

e)

SOP harus menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri

jika terjadi hambatan.

Manfaat prosedur tertulis adalah;

a. Planning-controlling

> mempermudah dalam pencapaian tujuan.

> merencanakan besarnya beban kerja yang optimal bagi

masing-masing

pegawai.

> menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan

biaya.

> mepermudah pengawasan.

b. Organizing

>mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh

bawahan.

> dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan

kantor dan dokumen.

> menciptakan konsistensi kerja.

c. Staffing-leading

> memmbantu atasan dalam memberikan intruksi kerja bagi

pegawai.

> konseling untuk bawahan agar memberikan kontribusi

maksimal

> mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.

d. Coordination

> menciptakan koordinasi yang baik antar departemen

> untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutin dan

independen

•  TEKNIK MENYUSUN SOP

Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk

membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua

potensi yang ada, anatara lain sebagai berikut:

1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai.

2. Membuat rancangan awal.

3. Melakukan evaluasi internal.

4. Melakukan evaluasi eksternal.

5. Melakukan uji coba.

6. Menempatkan prosedur pada unit terkait.7. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.

•  PENERAPAN SOP DALAM MANAJEMRN PERKANTORAN

Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yang

dikehendaki dapat diwujudkan yaitu:

1. Setiap pelaksanaan mengetahui SOP yang baru disusun dan

alasan perubahannya.

2. Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap

diakses oleh semua pengguna potensial.

3. Setiap pelaksanaan mengetahui perannya dalam SOP dan dapat

menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang

dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan efektif.

4. Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja,

mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan

menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.

• KESIMPULAN

Jadi,Standar Operasional Prosedur harus kita perhatikan baik-baik saat melakukan suatu pekerjaan

• HASIL YANG DIDAPAT

Dengan adanya SOP kita dapat memaksimalkan kinerja kita saat bekerja